Xuất hóa đơn quà tặng khách hàng theo quy định mới nhất

Xuất hóa đơn quà tặng khách hàng là vấn đề doanh nghiệp cần quan tâm khi thực hiện các chương trình tri ân, chăm sóc khách hàng hoặc tặng quà vào dịp lễ, Tết. Hàng hóa đem tặng không phát sinh khoản tiền khách hàng thanh toán nhưng vẫn thuộc trường hợp cần lập hóa đơn theo quy định hiện hành. Vậy doanh nghiệp cần xuất hóa đơn như thế nào, cần chuẩn bị những chứng từ gì và xuất hóa đơn quà tặng cho nhiều khách hàng có phải lập từng hóa đơn riêng? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp từng trường hợp.

Tặng quà khách hàng có phải xuất hóa đơn không?

CÓ. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn, trong đó bao gồm hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng. Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025.

Điều này áp dụng cho nhiều tình huống doanh nghiệp thường gặp như:

• Tặng quà tri ân khách hàng.

• Tặng quà khách hàng dịp Tết.

• Tặng quà khách VIP hoặc khách hàng thân thiết.

• Tặng quà nhân dịp kỷ niệm, sinh nhật.

• Tặng sản phẩm trong chương trình chăm sóc khách hàng.

• Tặng hàng hóa theo chương trình khuyến mại phù hợp quy định.

Vì vậy, việc không thu tiền từ khách hàng không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể bỏ qua hóa đơn.

Hướng dẫn xuất hóa đơn quà tặng khách hàng chi tiết

Việc lập hóa đơn quà tặng không chỉ đơn giản là tạo một hóa đơn có tên sản phẩm. Doanh nghiệp nên thực hiện theo một quy trình thống nhất từ lúc xác định chương trình đến khi hoàn thiện hồ sơ lưu trữ.

Bước 1: Xác định chương trình và loại hàng hóa dùng để tặng

Trước khi lập hóa đơn, doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích của việc tặng quà.

Chẳng hạn:

• Tặng quà tri ân khách hàng vào dịp cuối năm.

• Tặng quà nhân dịp lễ, Tết, 8/3, 20/10.

• Tặng quà cho khách hàng đạt doanh số hoặc đủ điều kiện của chương trình.

• Tặng sản phẩm trong hoạt động quảng bá, giới thiệu sản phẩm.

• Tặng quà cho khách hàng sau khi hoàn thành một chương trình chăm sóc hoặc sự kiện.

Đồng thời, doanh nghiệp cần xác định chính xác tên hàng hóa, số lượng và giá trị hàng hóa được tặng để làm cơ sở lập hóa đơn và đối chiếu với hồ sơ xuất kho.

Bước 2: Chuẩn bị thông tin trước khi lập hóa đơn

Doanh nghiệp nên tập hợp thông tin của chương trình trước khi thực hiện lập hóa đơn để hạn chế phải điều chỉnh về sau.

Các thông tin cơ bản cần kiểm tra gồm:

Việc chuẩn bị danh sách ngay từ đầu đặc biệt quan trọng với chương trình có hàng trăm hoặc hàng nghìn phần quà.

Danh sách thông tin hóa đơn

Bước 3: Xác định thời điểm lập hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn cần được xác định theo quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ.

Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

Với hàng hóa đem cho, biếu, tặng, doanh nghiệp nên xác định thời điểm thực hiện việc tặng và bàn giao hàng hóa để lập hóa đơn phù hợp, đồng thời đối chiếu với chứng từ xuất kho và hồ sơ của chương trình.

Lưu ý: Thời điểm lập hóa đơn là nội dung cần được kế toán xác định theo đúng bản chất nghiệp vụ thực tế. Không nên chỉ căn cứ vào ngày mua hàng hoặc ngày bắt đầu chương trình để lập hóa đơn.

Thời điểm lập hóa đơn

Bước 4: Lập hóa đơn điện tử cho hàng hóa quà tặng

Sau khi xác định được nghiệp vụ và thời điểm lập hóa đơn, doanh nghiệp tiến hành lập hóa đơn điện tử.

Thông tin hàng hóa trên hóa đơn cần được thể hiện đầy đủ theo quy định. Trong đó, các nội dung liên quan đến tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền cần được kiểm tra kỹ trước khi phát hành. Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung quy định về nội dung hóa đơn.

Ví dụ: Doanh nghiệp tặng 100 máy xay tích điện cho khách hàng trong chương trình tri ân. Khi lập hóa đơn, kế toán cần đối chiếu:

• Tên sản phẩm trên hóa đơn với sản phẩm thực tế xuất tặng.

• Số lượng trên hóa đơn với số lượng xuất kho.

• Đơn giá và giá trị hàng hóa theo hồ sơ kế toán.

• Nội dung liên quan đến việc hàng hóa được sử dụng để cho, biếu, tặng.

Đây là bước cần kiểm tra kỹ vì sai lệch giữa hóa đơn, phiếu xuất kho và danh sách khách hàng có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi đối chiếu hồ sơ sau này.

Mẫu hóa đơn điện tử

Bước 5: Xuất hóa đơn quà tặng cho nhiều khách hàng

Đây là trường hợp nhiều doanh nghiệp quan tâm nhất khi thực hiện chương trình tặng quà quy mô lớn.

Theo hướng dẫn liên quan đến khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đối với trường hợp khuyến mại hoặc cho, biếu, tặng hàng hóa, dịch vụ phù hợp với quy định, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn tổng giá trị kèm theo danh sách khuyến mại, cho, biếu, tặng theo quy định.

Như vậy, doanh nghiệp không mặc định phải lập một hóa đơn riêng cho từng khách hàng trong mọi trường hợp.

Bước 6: Kiểm tra và lưu hồ sơ

Sau khi phát hành hóa đơn, doanh nghiệp cần kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ thay vì chỉ lưu riêng file hóa đơn điện tử.

Một bộ hồ sơ tặng quà nên được quản lý thống nhất, gồm:

• Hồ sơ hoặc kế hoạch chương trình tặng quà.

• Danh sách khách hàng nhận quà.

• Hóa đơn liên quan.

• Phiếu xuất kho.

• Chứng từ mua hàng và các hồ sơ liên quan.

• Bảng kê quà tặng nếu sử dụng hóa đơn tổng.

• Các tài liệu chứng minh việc thực hiện chương trình khi cần đối chiếu.

Việc lưu hồ sơ đầy đủ giúp doanh nghiệp giải trình rõ nguồn gốc hàng hóa, số lượng thực tế tặng và căn cứ lập hóa đơn khi có yêu cầu kiểm tra.

Xuất hóa đơn quà tặng cho nhiều khách hàng có phải lập từng hóa đơn không?

Không nhất thiết. Đây là một điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý sau khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực.

Theo quy định về nội dung hóa đơn được sửa đổi, trường hợp khuyến mại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thương mại; cho, biếu, tặng hàng hóa, dịch vụ phù hợp với quy định pháp luật thì được lập hóa đơn tổng giá trị cho, biếu, tặng kèm theo danh sách.

Như vậy, trong trường hợp đáp ứng điều kiện, doanh nghiệp có thể xử lý theo hướng Hóa đơn tổng giá trị quà tặng + danh sách chi tiết hàng hóa/người nhận thay vì mặc định phải lập một hóa đơn riêng cho từng khách hàng.

Xuất hóa đơn quà tặng khách hàng cần được thực hiện đúng quy định để hạn chế sai sót về hóa đơn và chứng từ. Đặc biệt với chương trình tặng quà số lượng lớn, doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ từ khâu chuẩn bị đến khi hoàn tất hồ sơ.